★社協職員レポート 〜理事会のみなし決議を終えて〜

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 第3回理事会資料
 神栖市社協の令和2年度第3回目の理事会は、書面審査による「みなし決議」となり、先日、全役員からの書面受領が完了しました。 (会議の結果はこちら)

 理事会のみなし決議は今回が4度目の手続きとなります。
 1度目のみなし決議は、平成23年3月でした。東日本大震災直後で、出席者の安全を確保できる会場がなく、3月末に予定していた理事会と評議員会はいずれもみなし決議の手続きを行いました。10年前の出来事ですが、震災による災害ボランティアセンター運営の記憶とともに、今でも心に強く残っています。

 2度目から4度目のみなし決議は、全て新型コロナウイルス感染症の影響によるものです。


 出席者の密を避けることはもちろん、会場として予定していた市内公共施設の貸室休止や使用定員制限などもあり、昨年3月以降、理事会は3月、5月、1月がみなし決議となり、会議を招集できた理事会は一度のみ(令和2年度第2回、9月28日)でした。
 この期間中は、評議員会を始め、他に予定していた会議や委員会も、ほとんどが中止または延期、あるいは書面審査とせざるを得ず、現在もその状況が続いています。会議等への影響だけでみれば、東日本大震災時よりも影響がはるかに長期化していることに、「目に見えないウイルスのもどかしさ」を痛感します。

 みなし決議とは、社会福祉法では「決議の省略」と定義され、理事会の場合、提案した議事案件に対し理事(当該事項について議決に加わることができるものに限る)の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をし、かつ、監事が当該提案について異議を述べなかったとき、理事会の決議があったものとみなす、とされています。
 神栖市社協では、会議資料(提案書)郵送時に、理事には「同意書」を同封し、議案ごとに「同意の意思」を明らかにしていただき、監事には「確認書」を同封し、当該提案について「意義を述べないこと」を確認させていただいています。加えて、提出いただく書面には各議案に対する「意見や質問の記入欄」を設けており、質問等があれば、みなし決議の結果報告書に補足説明文を追記して全役員へ返送、または直後の会議開催時に補足説明の時間をいただいています。

 特に今年度は役員の皆さんと書面でやりとりする機会が増え、というより、書面審査においては各役員の意思決定に必要な情報を全て書面で整える必要があるため、会議資料(提案書)の作成は特に重要になります。
 今回(令和2年度第3回)の理事会資料として役員の皆様に送付した資料は、本会の事業及び収支の状況報告(11月末まで)が中心となりました。
 報告の中では、新型コロナウイルスの影響により生活が困窮した世帯への相談が年度当初から現在まで数多く寄せられていること。その一方で、今年度計画していた参集型の事業(地域ネットワーク勉強会や福祉感謝会、各種講座の開催等)は感染拡大防止の観点から中止や延期の判断を余儀なくされているという現状を、できるだけ具体的にお伝えするとともに、コロナの影響による市民の生活課題の深刻化は現在の神栖市において最優先に向き合うべき住民ニーズであり、今後も事務局一丸となって相談支援活動に取り組む所存であることをお伝えしました。

 役員の皆様とは、会議等で直接お会いする機会は少なくなっていますが、返信いただいた同意書に「事務局の皆さんもたいへんだと思いますが頑張ってください」等、激励のメモを添えてくださる役員さんもいらっしゃいます。また、お電話で、会議資料の内容確認とあわせてねぎらいの言葉をいただいたこともありました。

 こういった、役員の方々からいただくメッセージは、たとえ対面でなくても、私たち事務局職員にとって大きな励みとなっています。今後は理事会等においてもオンライン会議などを検討していかなければなりませんが、会議の形態は様々でも、ことばのやりとりの大切さ、ことばの重みを意識しながら、業務に取り組んでいこうと、気持ちを新たに今日も頑張ります。

  福祉活動推進センター S
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